Innanzitutto, perché si è passati alla fattura elettronica? La ragione è semplice: si tratta di rendere tutte le transazioni più trasparenti utilizzando solo mezzi tracciabili, riducendo così le autocertificazioni e i fenomeni di evasione fiscale. E rendendo anche più facile emettere e conservare le fatture. Si tratta di uno dei punti fondamentali dell’agenda digitale italiana, nata nell’ambito del più ampio progetto europeo che mira a valorizzare il potenziale delle tecnologie ICT favorendo così l’innovazione e il progresso economico, con lo scopo di sviluppare un mercato unico digitale.
Funzionamento della fattura elettronica
In pratica, la e-fattura non è che la trasposizione digitale della vecchia e nota fattura cartacea (che potremmo chiamare “analogica”): contiene gli stessi dati e informazioni, con la sola aggiunta dell’indirizzo PEC o di un codice destinatario di 7 cifre, necessari per inviare il documento.
Ma come funziona la fatturazione elettronica? Tutto sta nel formato digitale. Il documento è emesso e archiviato in formato XML (eXtensible Markup Language), statico e immodificabile, ed è gestito attraverso il Sistema Di Interscambio (SDI) dell’Agenzia delle Entrate, un portale web che serve da intermediario tra l’emittente e il destinatario della fattura.
Esattamente come quella cartacea, anche la e-fattura deve essere emessa entro le ore 24:00 successive alla transazione. La fattura elettronica si può però inviare al destinatario anche “in differita”, cioè entro il 15 del mese successivo al giorno della compravendita. Nel frattempo, per quanto non sia obbligatorio ai sensi di legge, la maggior parte degli esercizi continua a consegnare al cliente un promemoria cartaceo della transazione, che attesti quest’ultima in attesa del formato digitale (l’unico ad avere effettivo valore legale).
Cambiare in meglio: i vantaggi della fatturazione elettronica
Se qualche venditore ci ha messo un po’ per adeguarsi, i clienti si sono presto accorti dei vantaggi che offre il nuovo sistema digitalizzato. La fattura elettronica ha infatti il pregio di snellire la contabilità aziendale e di semplificarla notevolmente, perché molte delle operazioni sono automatizzate. Al risparmio di tempo ed energie, si aggiunge poi la praticità di un sistema che non richiede più spreco di carta e inchiostro, né spese legate alla conservazione e alla spedizione.
Come ormai è noto, anche l’acquisto di carburante è soggetto alle nuove norme della fatturazione elettronica. La scheda carburante è stata sostituita dalle carte carburante o dalle prepagate per l’acquisto di carburante, che spesso sono abbinate ad app che offrono tutti gli strumenti per rendere più comoda la fatturazione elettronica presso il distributore. Le soluzioni sono
diverse: esistono le carte monomarca, che permettono di rifornirsi solo presso stazioni di uno specifico rifornitore (quello che emette anche la carta), carte multimarca, che consentono di scegliere tra una rosa specifica di distributori convenzionati, e le carte universali, con le quali è possibile fare benzina presso qualsiasi stazione di servizio, senza vincoli di brand.
Tutte queste soluzioni offrono pratici sistemi di reporting periodico, per tenere sotto controllo tutte le transazioni e facilitare le operazioni burocratiche, come il calcolo dell’IVA. Questa rendicontazione automatica è molto utile anche per le aziende, che possono avere la necessità di vedere riunite in un unico documento tutte le compravendite di carburante effettuate dai vari dipendenti dotati di auto aziendale. Con la prepagata Soldo Drive, per esempio, basta associare una targa all’uso di una carta Soldo per avere automaticamente nel report tutte le spese del veicolo, con tanto di calcolo di detrazione dell’IVA.
Un esempio pratico: la prepagata Soldo Drive
Per farci un’idea più concreta, vediamo nello specifico come funziona la prepagata universale Soldo Drive, abilitata esclusivamente all’acquisto di carburante e accettata da qualunque rifornitore (anche all’estero) dotato di circuito Mastercard. Con Soldo puoi fornire tutti i dipendenti che viaggiano per lavoro di una carta personale ma gestita dall’azienda, in modo da tenere sotto controllo tutte le spese anche per mezzo di budget personalizzati e regole di spesa. Una volta caricate le fatture, la riconciliazione dei pagamenti è molto semplice e veloce. La possibilità di allegare foto e scontrini tramite app e la reportistica automatica fanno il resto: basterà integrare Soldo nel proprio software gestionale e di controllo di spese e trasferte (per esempio Zucchetti Ztravel). Il documento riepilogativo generato è valido fiscalmente e può essere trasmesso in modo automatico direttamente al proprio contabile o commercialista.
